東芝デジタルソリューションズ株式会社

お客さまインタビュー

OCRのカラー読み取りで原稿確認の抜き取り枚数が70%削減
職員の負担軽減と組合員の満足度向上に寄与

カンパニー:生活協同組合コープかがわ×ソリューション:「OSRシステム」
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 香川県内で19万人を超える会員数を誇る生活協同組合コープかがわ。組合員から寄せられる約1.2万件/日もの大量注文をOCRにて効率よく処理する「共同購入受注システム」を導入していたが、2017年10月から12月にかけシステムを刷新した。カラーでの注文書の読み取りや、四国各県にある4生協で臨時注文書の相互読み取りが可能な環境となり、業務の改善とコスト削減を実現した。

白黒だけのモノクロデータをベースにしたOCRシステムでは、注文書に油のシミなどがついてしまうと的確に情報が読み込めず、注文書の原本確認業務に時間と人手がかかるケースがあった。そこで現行システムと他生協の機能を流用することも視野に、BCP対応も含めたシステム改善を検討することとなった。

カラーのOCRシステムを導入したことで認識精度が格段に向上、文字の確認が容易になった。これにより読み取りのエラー率を15%改善。さらに、目視で判別する必要がある原本確認のための抜き取り枚数を70%削減、読み取りエラーの修正作業負荷も大幅に軽減。その結果、1日あたり6名で4時間かかっていた作業が5名で4時間に短縮することができた。また、四国4生協で臨時注文書が読み取りできるようにするなど、BCP対策の強化も実現した。

導入の背景

システム老朽化による既存業務の改善を目指す

 組合員からの注文書をモノクロのOCRで読み取る仕組みを導入していた生活協同組合コープかがわ。システムの老朽化を迎えるなかでモノクロからカラー読み取り可能なOCRへのリプレースを計画。同時に、既存システムを担当する東芝の協力のもと、注文書の長尺化を含めた現行業務の改善を検討することとなった。実は、検討を開始した前年には愛媛・徳島・高知にある3生協が事業連帯する“コープしこく”が一足先に新たなシステムを稼働させていた。そこでコープかがわでは、災害時などの際にも四国全体で相互連携できるよう、臨時注文書のフォーマットをコープしこくに合わせることを前提に、新たな仕組みを構築することになったのである。

導入の経緯

現行の仕組みを流用しつつ豊富な導入実績を評価

 既存運用の業務改善も含めて刷新すべく、東芝は何度も打ち合わせを重ね、BCP対応も含めた新機能の検討を進めた。管理本部 亀井 愛知氏は「運用の面で現行の仕組みが活用できることはもちろん、全国の生協への展開など豊富な導入実績があったことが大きな決め手となりました。現場の意見を取り入れた提案も高評価でしたね」と導入ベンダーに東芝を選択した理由を語る。また、コープしこくと仕組みをそろえることで相互読み取りが可能になり、万一の際にも組合員にサービスが提供できるBCP環境も整備できることとなったのである。

導入のポイント

サービス向上と実績に基いた提案が大きな決め手に

 業務の効率化や改善につながる具体的な提案はもちろん、組合員サービスの向上につながる多角的な視点での提案も評価されたポイントの1つだ。「注文書の横幅を長くする長尺化を行うことで、あらかじめ印字できる商品数を増やすことが可能になるので、組合員の利便性がより一層高まるという提案でした。また、注文書の回収状況を確認した上で出し忘れがフォローできる仕組みの実装なども、組合員サービス向上に寄与する内容でした。長尺化は将来的な課題で残りましたが東芝の提案は、私たちが目指す新たな仕組みとして最適だと判断したのです」と情報システム 池田 亘氏は評価する。

 結果として、提案から1年後には、カラーのOCRシステムへと刷新、業務改善に大きく貢献する新たな基盤が稼働することになる。

生協OCR導入実績
導入の効果

抜き取り枚数が70%削減、職員の負担軽減と組合員の満足度向上に寄与

 現在は、東芝が提供したカラーのOCRシステムが大量注文を効率よく処理できるインフラとして日々活用されている。特にOCRがカラー読み取りできるようになったことで文字の判別がしやすくなり、読み取り時のエラー率が15%改善、データ上での修正もカラーのままで対応できるようになるなど、作業の負担軽減につながっていると現場からも評判だ。「従来のモノクロ表示では判別が難しかった、汚れや不規則な記入も判別しやすくなり、原本の抜き取り枚数が70%削減できるなど、確認業務の負荷が大きく軽減されました」と総務 白玖 孝宏氏。また、作業ミスそのものを軽減でき、注文ロスも減少。組合員の満足度向上に大きくつながっていると評価する。

 また、臨時注文書の機能付加は、災害時など万一の際に四国4県全体での読み取りが可能となるため、BCP対応の視点での環境整備としても大きく貢献している。さらに、池田 亘氏は「これまで別の仕組みで行ってきたクリスマスケーキや生鮮フレッシュ便の注文書処理を、通常のOCRと同様の仕組みで処理できるようにしました。年末の繁忙期であっても効率的に対応できるようになり、OCR業務従事者や担当者の生産性を大きく向上させることに成功しています」と語る。

導入効果としては…
将来の展望

さらなる業務改善と新たなソリューションへも期待

 全国の多くの生協に導入しているOCRシステムということで、長年の実績と幅広い客層をもとに、さらなる改善や機器の精度向上が期待される。コープかがわでは、組合員の負担軽減につながる仕組みとなるタブレット導入や、配送員への新たなソリューション、生協で働く職員の働き方改革などについても検討していく予定だ。

 東芝は、コープかがわとともに、今後も組合員と多くの人々の食生活を支えていく。


この記事は関係者からヒアリングした内容を元に構成しています。
記事内の数値データ、社名、組織名、役職などは公開時(2018年2月)のものです。

COMPANY PROFILE

施設名
生活協同組合コープかがわ
設立
1966年4月
所在地
香川県高松市新北町14-27
事業概要
共同購入事業、店舗事業、共済・サ−ビス事業
URL
http://www.kagawa.coop.or.jp/ 別ウィンドウで開きます
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