本文へジャンプ

コラム第1回

『本当のことが知りたい! Office 365活用の落とし穴!』

コラムイメージ1

『Office 365』といえば、ほとんどの方が名前ぐらいは聞かれたことがあるのではないでしょうか。
Microsoft社のクラウドサービスで、メール(Exchange Online)、ポータルや情報管理(SharePoint)Web会議/IP電話(Skype for Business)、SNS(Yammer)、Office(Office Pro Plus)、ファイルサーバ(OneDrive for Business)などをまとめたクラウドサービスの総称になります。

その『Office 365』のクラウドサービスですが、みなさまの会社では有効に、かつ、便利に使いこなせていますか?Office 365のクラウドサービスは導入したけれど、実際に利用している人が少ない、利用している人が少ないから便利に共有できない、結局、組織で活用できないまま細々としか使えていないなんてことになっていませんか?
このような「こんなはずではなかったのに・・・」というちょっとした落とし穴に落ちてしまうことがあるようです。
ではどんな落とし穴があるのでしょうか。一例をあげてみます。

■落とし穴1
Office 365を導入したらいろいろな課題が解決できるだけではなく、働き方改革も実現できると思って導入を決断した。ふたを開けたら、メール(Exchange Online)だけしか使われておらず、働き方改革はおろかOffice製品(ExcelやWordなど)のライセンスしか使われていなかった。

■落とし穴2
Office 365の利用を決めると、要件を聞かれ、使い方を聞かれ、制約事項を聞かれて、何ができないと困るのか聞かれて、セキュリティはどうしたいのか聞かれて、・・・・。
「確かにOffice 365の利用は決めたけど、そもそもOffice365もクラウドも初めてで、具体的に理解できていないのに、それなのにやりたい事は何かとか、どっちがいいかなど色々と聞かれても答えられるか!・・・」と感じることが多い。

■落とし穴3
Office 365は全世界共通で利用されているサービスです。セキュリティ面もサービスの安定性も自社の力では実現できないほど高いレベルのサービスを提供してくれます。しかし、この大きなメリットが得られる反面、自社に都合のよいカスタマイズはできません。自分たちがOffice365の使い勝手や機能に慣れる必要があります。今までの働き方・使い方を変えることができないとOffice 365の導入は失敗することになります。


いくつか例を挙げましたが、ではこのような落とし穴に落ちないためにはどうしたらいいのでしょうか。まずは、導入を決める前にOffice 365でやりたいことができるのか? また、Office 365のできないことが許容できるのかをしっかり理解することです。これがOffice 365活用の重要ポイントとなります。できること、できなくてもかまわないことを理解しないまま導入を進めると落とし穴に見事に落ちてしまうことになります。

せっかく導入を決めたOffice 365。落とし穴に落ちることなく、有効かつ便利にお使いいただくために是非東芝の「Office 365導入計画サービス」をご利用ください。

※Microsoft、Office 365、SharePoint、Skype、Yammer、OneDrive、Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。
※本コラムに記載されている社名、製品名およびシステム名は、各社が商標または登録商標として使用している場合があります。

コラム バックナンバー


Get Adobe Reader

PDFファイルの閲覧には、
Adobe® Reader® が必要です。別ウィンドウで開きます

別ウィンドウで開きますマークの付いたリンクは、別ウィンドウで開きます。